Pengetahuan Dasar Korespondensi

A.   Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian Informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Melihat dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa pihak yang berkomunikasi dapat berupa perseorangan, kelompok atau gabungan di antara keduanya. Secara skematis proses komunikasi dapat digambarkan dalam bagan berikut ini:

Communicator ----------- Message -------------Sign -------------- Communicant

                                                       Feed Back

Keterangan  :

1.       Communicator

Adalah pihak yang memberikan pesan. Komunicator dapat berupa perorangan atau kelompok. Kepentingan Communicator dalam proses komunikasi adalah menyampaikan pesan kepada Communicant. Pihak ini yang mentukan “ Bahasa” apa yang digunakan dalam proses komunikasi.

2.       Message

Adalah pesan, opini, atau fakta yang ingin disampaikan. Semakin kompleks permasalahan yang ingin disampaikan, semakin harus diperhatikan bahasa yang digunakan. Seorang Communicator yang baik akan merumuskan message sesedarhana mungkin sebelum melekukan proses komunikasi.

3.       Sign

Adalah “bahasa” atau media yang digunakan dalam proses komunikasi.  Dibagi menjadi 3 macam, yaitu lisan, tulisan, dan isyarat. Masing-masing jenis komunikasi ini mempunyai keunggulan dan kelemahan sendiri-sendiri.

4.       Communicant

Adalah  pihak yang menerima pesan. Seorang Communicator yang baik akan memperhatikan betul kemampuan, budaya, status sosial, latar belakang pendidikan, usia, dan sebagainya dari pihak ini sebelum melakukan proses komunikasi. Pemahaman dari pihak penerima pesan akan menentukan pemilihan “bahasa” yang tepat.

5.       Feed Back

Adalah umpan balik dari penerima pesan (communicant) terhadap proses komunikasi yang telah dilakukan. Umpan balik inilah yang digunakan oleh pihak pemberi pesan sejauh mana keberhasilan proses komunikasi. Seorang Communicator yang baik akan selalu mengupayakan umpan balik untuk meyakinkan keberhasilan komunikasi. Umpan balik dapat dilakukan secara langsung atau secara tidak langsung. Secara langsung dilakukan dengan cara langsung menanyakan kepada pihak penerima leh pemberi  pesan, sementara cara tidak langsung bisa menggunakan orang lain untuk mengetahui keberhasilan proses komunikasi yang telah dilakukan.

Seperti telah diungkap pada proses komunikasi, cara komunikasi secara lisan, tulisan, dan isyarat. Secara lebih rincike 3 ara komunikasi tersebut dapat dilihat pada uraian berikut ini:

1.       Komunikasi Lisan

Adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara lisan atau verbal. Komunikasi jenis ini peling banyak digunakan karena sangat mudah pelaksanaannya. Komunikasi ini tepat dipergunakan untuk. Mengkomunikasikan masalah yang sederhana, sementara untuk masalah yang bersifat kompleks kurang tepat digunakan.

Kelebihan	Kelemahan
·         Cepat dilakukan,	·         Tingkat ketelitian lemah,
·         Dapat langsung tanpa alat bantu,	·         Sulit dibuktikan,
·         Dapat melihat ekspresi lawan bicara,	·         Persiapan sangat kurang.
·         Dapat diperbaiki langsung bila membuat kesalahan.

2.       Komunikasi Tulisan

Adalah komunikasi yang dilakukan dengan media tulisan. Komunikasi ini timbul karena perkembangan peradaban manusia sehigga komunikasi lisan saja dianggap tidak cukup. Komunikasi tertulis tepat untuk mengomunikasikan hal-hal yang bersifat kompleks, jangka waktu penggunaan komunikasi lama, dan menyangkut banyak orang. Kelebihan dan kelemahan jenis komunikasi ini diantaranya adalah.

Kelebihan	Kelemahan
·         Pembuktian mudah dilakukan	·         Memerlukan alat bantu
·         Dapat dibaca kembali bila belum jelas,	·         Memerlukan kemempuan berbahasa tulis yang cukup,
·         Dapat dipersiapkan dengan matang.	·         Memerlukan waktu banyak dalam pelaksaan dan menilai umpan balik.

3.       Komunikasi Isyarat

Adalah komunikasi yang dilakukan dengan kode-kode tertentu baik berupa gerakan maupun kode lain yang disepakati oleh kedua belah pihak. Jenis komunikasi dilakukan untuk menjaga kerahasiaan informasi atau kerana ketidakmampuan kedua belah pihak berkomuikasi baik secara lisan maupun tertulis. Secara umum kelebihan dan kelemahan jenis komunikasi ini diantaranya.

Kelebihan	Kelemahan
·         Kerahasiaan lebih terjaga karena hanya diketahui oleh pihak-pihak yang melakukan komunikasi.	·         Pembuktiannya lemah, menimbulkan salah asumsi terhadap kode yang diberikan.

      B.   Pengerrtian Korespondensi

Korespondensi berasal dari bahassa inggris yaitu Correspondence, yang berarti surat menyurat. Dilihat dari difinisi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa korespondensi adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara surat menyurat, atau lebih sederhana dapat dikatakan komunikasi yang dilakukan dengan surat.

Karena dilakukan dengan media tersebut, maka dapat dipastikan kedua belah pihak yang saling bekomunikasi tidak berhadapan secara langsung. Permasalahan utama dan klasik timbul karena budaya tulis kita kalah dibandingkan dengan budaya bicara dan dengar, sementara untuk jenis komunikasi ini sangat diperlukan. Untuk meningkatkan budaya tulis dan baca, maka praktik membaca dan menulis harus ditingkatkan, Kemampuan baca dapat ditingkatkan dengan membaca apa saja referensi yang dianggap mendukung seperti surat kabar, novel, buku, dan sejenisnya. Sementara kemampuan tulis dapat ditingkatkan dengan melatih tulis dan akan lebih mudah dengan menulis hal-hal yang sederhana misalnya buku harian.

     C.    Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Korespondensi

1.      Pihak Pemberi Pesan

Pemahaman pada pihak pemberi pesan lebih diperhatikan pada bahasa tulis yang digunakan. Untuk diperlukan pemahaman mengenalbahasa tulis yang baik secara umum bahasa tulis yang baik yaitu:

·         Jelas

Pengertian jelas di sini adalah jelas mengenai maksud penulisan surat maupun jelas pada penulisannya, jika penulis menulis surat dengan tulisan tangan, maupun tata bahasa yang digunakan, untuk mencapai maksud ini seorang Penulis surat harus memikirkan topik permasalahan secara matang dan mengumpulkan data pendukung, bila permasalahan pada tulisan tanganya, maka seorang penulis harus mengupayakan bentuk tulisannya agar mudah dibaca, sementara agar tata bahasa yang digunakan tepat Peulis harus mempelajari kaidah Tata Bahasa Indonesia serta rajin membaca dan menulis sehingga kemampuannya semakin meningkat.

·         Singkat

Pengertian singkat di sini adalah langsung pada pokok permasalahan tanpa melupakan kaidah sopan-santun dalam menulis surat. Permasalah yang sering timbul pada diri kita sebagai Bangsa Timur adalah kaidah sopan-santun terlalu panjang dibandingkan dengan materi pembicaraan itu sendiri.

·         Menggunakan bahasa yang umum

Bahasa yang umum di sini berarti bahasa yang biasanya digunakan. Memang betul, bahasa yang digunakan dapat menunjukkna citra atau image si Pembuat surat, tetapi bila maksud yang di tuju tidak sampai proses komunikasi tidak berhasil seperti diharapkan. Sehingga sebelum menggunakan bahasa asing atau bahasa daerah, Penulis surat harus berpikir, umumkah bahasa tersebut digunakan dalam kehidupan sehari-hari terutama bagi pembaca? Hal ke dua yang harus diperhatikan adalah kebenaran dan istilah tersebut, karena jangan sampai usaha untuk meningkatkan citra justru berakibat sebaliknya sebagai penghancur citra karena kesalahan tulis atau istilah bahasa yang digunakan.

·         Menggunakan standar penulisan yang umum

Yang dimaksud dengan standar penulisan yang umum bukan berarti standar penulisan baku seperti dalam tata bahasa baku Bahasa Indonesia, tetapi dengan melihat obyek surat tersebut ditujukan. Bila surat tersebut ditujukan kepada sahabat, keluarga, atau rekan akrab di mana sudah dipahami kebiasaan, tingkah laku, budaya, dan sebagainya justru penggunaan bahasa baku iti akan mengurangi kadar keakraban. Bahasa baku tepat digunakan untuk komunikasi tertulis formal seperti surat dalam hubungan kerja, relasi pengajaran, dan sebagainya.

2.      Pihak yang Diberi Pesan (Communicant)

Pemahaman pada pihak penerima pesan sangat penting karena pihak itulah pesan akan disampaikan. Pemahaman pihakn ini dilakukan dengan melihat latar belakang sosial, pendidikan, budaya, kebiasaan, tingkat sosial dalam kelompoknya dan sebagainya. Diketahuinya latar belakang penerima pesan dapat digunakan sebagai pertimbangan penting untuk menentukan bahasa surat yang digunakan. Bahasa “tinggi” hanya akan menimbulkan kesia-siaan, jika tidak dipahami oleh penerima surat.

       

     D.   EVALUASI PROSES KORESPONDENSI

Evaluasi dalam proses korespondensi adalah upaya untuk melihat efektivitas atau tercapai tidaknya komunikasi tersebut setelah dijalankan. Evaluasi perlu selalu dilakukan untuk melihat hasil dari kegiatan ynag telah kita kerjakan bukan hanya pada proses komunikasi, tetapi seharusnya untuk setiap kegiatan. Tujuan utama dari hal ini adalah sebagai sarana mawas diri agar kegiatan sam dilakukanpada masa yang akan datang lebih baik daripada yang telah  dilakukan sebelumnya.

Evaluasi proses korespondensi dilakukan dengan berbagai cara antara lain:

1.       Memikirkan kembali surat yang telah dikirimkan apakah telah sesuai dengan tujuan semula atu belum sesuai.

2.       Meminta umpan balik / feed back dan penerima pesan baik secara langsung, maupun tidak langsung. Hal paling mmudah untuk melakukan hal ini adalah dengan menilai balasan dari penerima surat. Bila tanggapan sesuai harapan, maka kegiatan korespondensi dapat disebut berhasil, sementara bila masih banyak ditanyakan substansi dari surat tersebut, menandakan ada hal yang belum tepat dan surat yang kita kirimkan. Identifikasi ketidak tepatan tersebut harus cepat dilakukan sebelum mengganggu proses komunikasi berikutnya.

3.       Belajar dari kesalahan-kesalahan yang dibuat. Pepatah Barat mengatakan The experiennces is the best teacher atau pengalaman adalah guru terbaik. Idetifikasi kesalahan-kesalahan yang telah dibuat jangan mengulang kembali kesalahan-kesalahan tersebut karena hanya orang bodohlah yang mengulangi kesalahan untuk yang ke dua kali.